Zwolnienia grupowe – od czego zacząć? Pierwsze kroki pracodawcy w procedurze
W ostatnim czasie coraz częściej trafiają do nas pytania od pracodawców, którzy – z przyczyn ekonomicznych, organizacyjnych (niedotyczących pracownika) – rozważają redukcję zatrudnienia. W praktyce wielu z nich zastanawia się, od czego właściwie zacząć procedurę zwolnień grupowych i jakie dokumenty należy przygotować w pierwszej kolejności.
Jednym z najważniejszych etapów jest zawiadomienie zakładowych organizacji związkowych lub – gdy takie nie działają – przedstawicieli pracowników. Procedura informacyjno-konsultacyjna dla pracodawcy charakter obligatoryjny. W żadnym przypadku planowania zwolnień grupowych nie może ona zostać zaniechana.
To właśnie od tego momentu formalnie rusza proces konsultacji, o którym mowa w art. 2 ustawy z dnia 13 marca 2003 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (dalej u.z.g.)
1. Kiedy powstaje obowiązek zawiadomienia?
Obowiązek zawiadomienia powstaje w chwili, gdy pracodawca zamierza przeprowadzić zwolnienia grupowe w rozumieniu ustawy – a więc spełnia przesłanki określone w art. 1 u.z.g. (m.in. zatrudnia co najmniej 20 pracowników i planuje określoną liczbę rozwiązań stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników w ciągu 30 dni).
WAŻNE!!!
Zawiadomienie jest pierwszym krokiem w procedurze. Bez jego dokonania nie można skutecznie rozpocząć zwolnień grupowych.
2. Do kogo kierujemy zawiadomienie o zwolnieniach grupowych?
Zgodnie z art. 2 ust. 1 u.z.g., pracodawca przekazuje zawiadomienie zakładowym organizacjom związkowym działającym u niego.
Jeżeli w zakładzie nie funkcjonują związki zawodowe, obowiązek ten dotyczy przedstawicieli pracowników wyłonionych w trybie przyjętym u danego pracodawcy (np. w drodze głosowania, na podstawie obowiązującego regulaminu).
W praktyce ważne jest, by:
- ustalić, które organizacje mają status zakładowych,
- poinformować wszystkie działające organizacje, niezależnie od ich reprezentatywności,
- w razie braku związków – udokumentować sposób wyłonienia przedstawicieli pracowników (np. protokół z wyborów).
3. Co musi zawierać zawiadomienie o zwolnieniach grupowych?
Ustawa szczegółowo określa, jakie informacje pracodawca ma obowiązek przekazać.
Zgodnie z art. 2 ust. 3, zawiadomienie powinno zawierać co najmniej:
- Przyczyny zamierzonego grupowego zwolnienia – nie mogą dotyczyć pracownika,
- Liczbę zatrudnionych pracowników i grupy zawodowe, do których należą,
- Liczbę pracowników przewidzianych do zwolnienia oraz grupy zawodowe, które mają być objęte redukcją,
- Okres, w ciągu którego nastąpią zwolnienia,
- Propozycje kryteriów doboru pracowników do zwolnienia – obiektywne, sprawiedliwe kryteria, tj. różnego rodzaju okoliczności, dotyczące pracownika, istotne z punktu widzenia potrzeb i interesów pracodawcy, np. związane: z rodzajem kwalifikacji, z wykształceniem, z dotychczasowym przebiegiem zatrudnienia, ze stażem pracy, ze zdobytymi kwalifikacjami.
- Kolejność dokonywania zwolnień,
- Propozycje dotyczące świadczeń dla pracowników objętych zwolnieniem, np. odpraw lub działań łagodzących skutki redukcji.
Pracodawca ma obowiązek przekazać jeszcze innych informacji niż wyżej określone – jeżeli mogą one mieć wpływ na przebieg konsultacji oraz treść porozumienia.
Warto zauważyć, że ustawodawca wymaga przekazania informacji na piśmie – zatem zawiadomienie – czy to w formie ustnej, czy też w formie mailowej – będzie niewystarczające.
Wszystkie wyżej wskazane informacje powinny być przekazane organizacjom związkowym w terminach umożliwiających realne zajęcie przez nie stanowiska w sprawie, a więc przeprowadzenie konsultacji z pracodawcą.
Jaki to termin?
Czas na przeprowadzenie konsultacji wynosi 20 dni od momentu pisemnego zawiadomienia. Dlatego też rekomendujemy, aby wskazać w przygotowanym zawiadomieniu termin odbycia się spotkania, na którym dojdzie do konsultacji, przy czym – w miarę możliwości – winno to nastąpić możliwie najszybciej, gdyż pozostaje wtedy więcej czasu na negocjacje i wypracowanie kompromisowych rozwiązań.
4. Do kogo jeszcze pracodawca winien skierować zawiadomienie o przyczynach zwolnień grupowych?
Równocześnie pracodawca zamierzający przeprowadzić zwolnienia grupowe jest obowiązany przekazać (także na piśmie) informacje – o których była mowa powyżej (oprócz informacji dot. sposobu ustalania wysokości świadczeń pieniężnych) powiatowemu urzędowi pracy, właściwemu miejscowo z uwagi na siedzibę pracodawcy.
5. Cel zawiadomienia – rozpoczęcie konsultacji
Celem zawiadomienia nie jest samo „poinformowanie” związku, lecz rozpoczęcie rzeczywistego dialogu z organizacjami pracowników. Przedyskutowane powinny zostać m.in.:
- kwestie tego, czy można uniknąć bądź zmniejszyć zakres zwolnień, a także
- spraw pracowniczych takich jak możliwość przekwalifikowania personelu, czy znalezienie zwalnianym pracownikom innych stanowisk w miarę możliwości organizacyjnych.
Konsultacje mają prowadzić do zawarcia porozumienia lub – w razie braku konsensusu co do jego treści bądź braku związków zawodowych – ustalenia przez pracodawcę w regulaminie zasad postępowania wobec pracowników, których obejmą zwolnienia grupowe.
6. Typowe błędy przy przygotowaniu zawiadomień o zwolnieniach grupowych
Z praktyki doradczej widzimy, że błędy najczęściej dotyczą:
- pominięcia jednej z działających organizacji związkowych,
- niedostatecznego uzasadnienia przyczyn planowanych zwolnień, czy też kryteriów doboru pracowników do zwolnienia,
- podawania danych osobowych dotyczących osobistego statusu pracowników,
- przekazania zawiadomienia ustnie lub drogą e-mailową bez zachowania formy pisemnej,
- przekazania zawiadomienia po wręczeniu pierwszych wypowiedzeń – co jest rażącym naruszeniem ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.
Zwolnienia grupowe to jeden z najbardziej wymagających procesów w obszarze prawa pracy — zarówno pod względem formalnym, jak i komunikacyjnym. Błędy na początkowym etapie, zwłaszcza przy przygotowaniu zawiadomienia dla związków zawodowych lub przedstawicieli pracowników, mogą później skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi – niedopełnienie wskazanych powyżej obowiązków przez pracodawcę może stanowić podstawę do kwestionowania przed sądem pracy legalności wypowiedzenia umowy o pracę.
Jeżeli planujesz redukcję zatrudnienia i chcesz upewnić się, że cały proces przebiegnie zgodnie z ustawą, zachęcamy do kontaktu z Praktyką Prawa Pracy.
Przeanalizujemy Twoją sytuację, przygotujemy niezbędne dokumenty, pomożemy w konsultacjach ze związkami zawodowymi oraz przeprowadzimy Cię przez wszystkie etapy procedury zwolnień grupowych. Zapraszamy do kontaktu!
——————————————————————————————————
Zapraszamy również do zapisu na nasz bezpłatny comiesięczny newsletter – zapisy
Autorzy
Łukasz Gontarek
