Sygnaliści w ochronie zdrowia – jak prawidłowo przygotować procedurę zgłoszeń wewnętrznych

Podstawowe zagadnienia

Wraz z  wejściem w życie Ustawy o ochronie sygnalistów, na pracodawców został nałożony obowiązek ustalenia wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zwanej procedurą zgłoszeń wewnętrznych. Obowiązek ten dotyczy organizacji zatrudniających co najmniej 50 osób w przeliczeniu na  pełne etaty. Jak zatem ustalić, czy w naszej organizacji mamy obowiązek wdrożenia nowej regulacji? Do liczby 50 osób zaliczają się:

1. osoby zatrudnione na podstawie umowy pracę, powołania, wyboru, mianowania  oraz spółdzielczej umowy o pracę,
2. pracownicy tymczasowi,
3. osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umów cywilnoprawnych takich jak: umowa zlecenie, umowa o dzieło, umowa o świadczenie usług, umowa agencyjna.

W konsekwencji, jeśli spełniamy powyższy wymóg  to konieczne jest przystąpienie do opracowania procedury zgłoszeń wewnętrznych.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Polega na ustanowieniu i wdrożeniu mechanizmów, które umożliwiają pracownikom oraz innym osobom związanym z organizacją zgłaszanie wszelkich naruszeń przepisów prawa lub innych nieprawidłowości, które mogą wpływać na działalność organizacji. Obejmuje ona ustalenie bezpiecznych kanałów zgłaszania,ochronę danych sygnalisty oraz wprowadzenie zasad przeprowadzania postępowań wyjaśniających w sposób, który chroni sygnalistów przed odwetem. Celem jest stworzenie kultury organizacyjnej sprzyjającej zgłaszaniu nieprawidłowości oraz ich skutecznemu rozwiązywaniu.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zawierać:

1. wskazanie wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby, upoważnionej do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych;
2. wskazanie sposobów przekazywania zgłoszeń wewnętrznych;
3. wskazanie bezstronnej wewnętrznej jednostki organizacyjnej lub osoby w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, upoważnionej do podejmowania działań następczych;
4. wskazanie trybu postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo;
5. obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
6. obowiązek podjęcia, działań następczych przez wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę w ramach struktury organizacyjnej;
7. maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego;
8. zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych.

Anonimowe zgłoszenia

Ustawa nie nakłada obowiązku przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Jeżeli zatem w zgłoszeniu nie zostaną podane dane do kontaktu to podmiot nie ma obowiązku rozpatrywania takiego zgłoszenia. W procedurze zgłoszeń wewnętrznych należy wskazać tryb postępowania z informacjami zgłoszonymi anonimowo. Jeśli zatem podmiot zdecyduje się na nieprzyjmowanie zgłoszeń anonimowych to powinno to zostać wprost określone w procedurze. Wówczas takie zgłoszenie pozostawia się bez rozpoznania. Co istotne, podmiot nie ma obowiązku weryfikacji prawidłowości podanego przez sygnalistę adresu do kontaktu.  

Procedura zgłaszania – od czego zacząć, aby się nie zgubić?

Aby skutecznie wdrożyć regulację prawną związaną z ochroną sygnalistów należy:

• opracować wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń,
• prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych,
• określić wewnętrzną jednostkę organizacyjną do przyjmowania zgłoszeń,
• zapewnić anonimowość i ochronę danych sygnalistów ustanawiając tryb postępowania w przypadku takich zgłoszeń,
• przeszkolić pracowników w zakresie nowych procedur i ich praw.

Zakładowe Organizacje Związkowe

Procedura zgłoszeń wewnętrznych musi zostać skonsultowana z odpowiednimi przedstawicielami pracowników. Konsultacje te należy przeprowadzić z:

1. zakładową organizacją związkową lub,
2. jeśli działa ich więcej, w organizacji –  ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, lub,
3. jeśli nie funkcjonuje żadna organizacja związkowa w organizacji – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi zgodnie z wewnętrznymi procedurami organizacji.

Konsultacje powinny trwać nie krócej niż 5 dni, ale nie dłużej niż 10 dni, licząc od momentu przedstawienia projektu procedury przez podmiot prawny. Co istotne, uwagi zgłoszone do przez związki zawodowe do procedury zgłoszeń wewnętrznych nie są wiążące dla organizacji, co nie wyklucza oczywiście ich uwzględnienia w odpowiednich postanowieniach procedury. Procedura może wejść w życie po zakończeniu konsultacji i po formalnym zatwierdzeniu jej przez odpowiednie organy organizacji. Termin wdrożenia może zostać ustalony wewnętrznie, ale powinien uwzględniać czas potrzebny m.in. na  wyłonienie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń oraz zapoznanie pracowników z nową regulacją.

Zmiana sytuacji prawnej lub organizacyjnej

Sama procedura jest modyfikowalna, jeśli wymaga tego zmieniająca się sytuacja prawna lub organizacyjna, bądź doświadczenia wynikające z jej stosowania. W przypadku wprowadzenia zmian, ponownie należy przeprowadzić konsultacje z organizacja związkową lub z wybranymi przedstawicielami pracowników, jeśli organizacja związkowa nie działa w danym podmiocie.

Zapraszamy też do naszego drugiego wpisu – Sygnaliści w ochronie zdrowia – jak skutecznie wdrożyć nową regulację?

Kancelaria F/K Legal na co dzień wspiera lekarzy oraz podmioty lecznicze w przygotowaniu niezbędnych procedur wewnętrznych. W razie potrzeby konsultacji lub uzyskania wsparcia w tym temacie, zapraszamy do kontaktu.

Autorzy

Maciej Mrożewski