Czy mała firma musi raportować ESG, jeśli dostarcza do dużej?

Choć mniejsze przedsiębiorstwa w Polsce nie mają obecnie bezpośredniego obowiązku prawnego, aby sporządzać pełną sprawozdawczość zrównoważonego rozwoju, przekazywanie danych ESG coraz częściej staje się wymogiem rynkowym. W praktyce małe firmy mogą być zobowiązywane przez dużych kontrahentów do przekazywania określonych informacji ESG.. Brak przekazania informacji o śladzie węglowym czy standardach pracowniczych może utrudnić nawiązanie lub kontynuowanie współpracy z kluczowymi kontrahentami. Spis treści:

1. Czym jest sprawozdawczość ESG i kogo dotyczy w pierwszej kolejności?
2. Aktualny stan prawny w Polsce – harmonogram i odroczenia
3. Wymogi łańcucha dostaw – dlaczego duże firmy żądają danych od małych?
4. Jakie informacje ESG powinna przygotować mała firma dla kontrahenta?
5. Konsekwencje biznesowe i korzyści z przygotowania się do wymogów ESG 

Czym jest sprawozdawczość ESG i kogo dotyczy w pierwszej kolejności?

Skrót ESG odnosi się do trzech obszarów funkcjonowania przedsiębiorstwa:: środowiska, kwestii społecznych oraz ładu korporacyjnego. Dyrektywa CSRD, wdrożona również do polskiego porządku prawnego sprawia, że raportowaniu ESG podlegać będą stopniowo coraz szersze grupy podmiotów. Ocena kondycji przedsiębiorstwa wykracza więc obecnie poza tradycyjne wskaźniki finansowe.

Wymiar środowiskowy obejmuje między innymi zużycie energii i emisji gazów cieplarnianych. Kwestie społeczne  dotyczą warunków pracy, bezpieczeństwa oraz poszanowania praw pracowniczych. Ład korporacyjny obejmuje  z kolei standardy etyczne, transparentność procesów zarządczych i mechanizmy przeciwdziałania korupcji.

Zbieranie i ujawnianie tych danych przestało być wyłączną domeną globalnych korporacji. Przejrzyste przedstawianie informacji ESG wspiera budowanie zaufania na rynku oraz pozwala inwestorom i partnerom biznesowym lepiej ocenić ryzyka związane ze współpracą z danym przedsiębiorstwem.

Aktualny stan prawny w Polsce – harmonogram i odroczenia

Przepisy wprowadzające dyrektywę CSRD nakładają obowiązki informacyjne w sposób stopniowy. Pierwszą grupą, która dokumentowała  działania w 2025 roku za rok obrotowy 2024, były największe jednostki zainteresowania publicznego, zatrudniające powyżej 500 pracowników oraz spełniające ustawowe kryteria finansowe. Podmioty te jako pierwsze wyznaczają praktykę stosowania nowych obowiązków sprawozdawczych oraz standardy rynkowe w zakresie ESG. 

Terminy rozpoczęcia raportowania przez pozostałe duże przedsiębiorstwa oraz małych i średnich emitentów zostały następnie przesunięte o dwa lata na mocy regulacji określanej jako „stop-the-clock”. . Pierwotnie podmioty te miały rozpocząć cały proces już w latach 2026-2027. Odroczenie oznacza zmianę harmonogramu stosowania obowiązków, a nie samo w sobie ich całkowite zniesienie.

Mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP), które nie są emitentami papierów wartościowych dopuszczonych do obrotu na rynku regulowanym, pozostają poza zakresem pełnego ustawowego obowiązku sporządzania sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju. Nie można zatem przyjmować, że wszystkie MŚP zostaną automatycznie objęte takim obowiązkiem po 2030 roku.

Wymogi łańcucha dostaw – dlaczego duże firmy żądają danych od małych?

Brak ustawowego obowiązku po stronie małej firmy nie oznacza, że mniejsze podmioty mogą całkowicie zignorować kwestie ESG. Europejskie Standardy Sprawozdawczości Zrównoważonego Rozwoju wymagają od podmiotów raportujących uwzględnienia istotnych oddziaływań, ryzyk i szans związanych również z ich łańcuchem wartości, obejmującym dostawców i inne relacje biznesowe. W przypadku kwestii klimatycznych może to dotyczyć także emisji pośrednich, określanych jako Zakres 3, jeżeli są one istotne. 

Weryfikacja całego łańcucha wartości wymusza na podmiotach zobowiązanych do raportowania  zebranie szczegółowych informacji od swoich podwykonawców i partnerów. Bez rzetelnych statystyk środowiskowych pochodzących z mniejszych firm, duży zleceniodawca nie jest w stanie poprawnie skonstruować własnego dokumentu. Dane od lokalnego dostawcy stają się zatem fundamentalnym elementem obszernego, globalnego zestawienia.

Opór lub niezdolność do sprawnego udostępnienia informacji poważnie zaburza procesy analityczne zleceniodawcy. Wymagania rynkowe zdecydowanie wyprzedzają legislację państwową, narzucając dostawcom konieczność szybkiej adaptacji. Zjawisko to narasta w ogromnym tempie we wszystkich sektorach gospodarki.

Jakie informacje ESG powinna przygotować mała firma dla kontrahenta?

Proces gromadzenia i porządkowania informacji wymaga odpowiedniego przygotowania oraz realizacji w kilku etapach.  Przygotowanie informacji warto rozpocząć od uporządkowania podstawowych wskaźników operacyjnych i dokumentów źródłowych. Przedsiębiorstwa zazwyczaj i tak posiadają większość wymaganych dokumentów w swoich wewnętrznych systemach księgowych oraz działach kadr.

Duże przedsiębiorstwa często przekazują dostawcom formularze lub ankiety ESG.  Zamiast budować skomplikowane i drogie systemy informatyczne, warto stworzyć jeden przejrzysty rejestr cyfrowy grupujący faktury i ewidencje. W niedalekiej przyszłości mniejsze organizacje zyskają również możliwość korzystania z uproszczonych, dobrowolnych standardów dedykowanych specjalnie dla MŚP. Pomocnym punktem odniesienia może być dobrowolny standard VSME, przeznaczony dla nienotowanych mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Oczekiwania partnerów B2B zazwyczaj koncentrują się na kilku powtarzalnych kategoriach analitycznych. Należy systematycznie gromadzić dokumenty potwierdzające zużycie zasobów oraz stosowanie odpowiednich procedur pracowniczych i organizacyjnych. 

• Środowisko (E): Rachunki za energię elektryczną i wodę, dane dotyczące zużycia paliwa w pojazdach i maszynach, ewidencja wytwarzanych odpadów oraz sposób ich zagospodarowania.
• Społeczeństwo (S): Informacje dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP), poziom rotacji kadrowej, przestrzeganie praw pracowniczych, struktura form zatrudnienia oraz zasad wynagradzania.
• Ład korporacyjny (G): kodeksy etyki , polityki antykorupcyjne, procedury zgłaszania nieprawidłowości oraz przejrzyste zasady doboru podwykonawców. 

Konsekwencje biznesowe i korzyści z przygotowania się do wymogów ESG 

Zlekceważenie próśb o udzielenie informacji ESG może wiązać się z istotnym ryzykiem biznesowym. . Brak odpowiedniej dokumentacji może prowadzić do obniżenia oceny dostawcy, ograniczenia współpracy lub wykluczenia z określonych postępowań zakupowych. Podmioty niedostatecznie przygotowane napotykają również coraz większe bariery przy próbie pozyskania finansowania, ponieważ instytucje finansowe coraz częściej uwzględniają ryzyka zrównoważonego rozwoju w ocenie przedsiębiorstwa i warunkach finansowania. Utrzymanie porządku w rejestrach przynosi jednak wymierne korzyści. Uczestnik postępowania zakupowego, który potrafi błyskawicznie dostarczyć rzetelne informacje ESG, może zyskać przewagę konkurencyjną nad przedsiębiorstwami mniej przygotowanymi do spełnienia wymogów informacyjnych kontrahenta. Analiza zużycia energii, wody i paliw może dodatkowo pomóc w identyfikacji obszarów wymagających optymalizacji oraz obniżeniu kosztów operacyjnych. Warto na bieżąco śledzić komunikaty publikowane przez Ministerstwo Finansów oraz informacje publikowane na portalu biznes.gov.pl. Zmiany w ustawie o rachunkowości, dotyczące sprawozdawczości zrównoważonego rozwoju, wprowadzane są bardzo dynamicznie. Wczesna adaptacja do nowych realiów biznesowych zwiększa bezpieczeństwo regulacyjne przedsiębiorstwa i ułatwia utrzymanie długoterminowych relacji biznesowych.