Jak prawidłowo rozliczyć kontrakt z NFZ? Przewodnik dla placówek medycznych

Rozliczanie kontraktów z Narodowym Funduszem Zdrowia (NFZ) to jedno z podstawowych zadań każdej placówki medycznej funkcjonującej w publicznym systemie opieki zdrowotnej. Proces ten wymaga precyzyjnego zrozumienia wymogów formalnych, a także staranności w przygotowaniu i realizacji dokumentacji. Nieprawidłowości lub opóźnienia w rozliczeniach mogą prowadzić do kar finansowych, lub do wstrzymania płatności.  

Spis treści:

1. Wymogi formalne przy zawieraniu kontraktu z NFZ
2. Obowiązki rozliczeniowe placówek medycznych
3. Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kontraktów z NFZ
4. Jak skutecznie przygotować dokumentację do rozliczenia?
5. Obsługa prawna kontraktów NFZ – jak może pomóc?

Wymogi formalne przy zawieraniu kontraktu z NFZ

Aby placówka medyczna mogła legalnie świadczyć usługi finansowane przez Narodowy Fundusz Zdrowia, konieczne jest zawarcie odpowiedniego kontraktu. Proces ten zaczyna się od ogłoszenia konkursu przez NFZ, na który mogą odpowiadać placówki spełniające wymogi określone w ustawie o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz innych regulacjach szczególnych

W trakcie procesu zawierania kontraktu placówki muszą przygotować szereg dokumentów, w tym:

• zaświadczenia o kwalifikacjach personelu medycznego,
• wykaz sprzętu i zasobów niezbędnych do realizacji świadczeń.

Złożenie poprawnych dokumentów na każdym etapie negocjacji jest podstawą. Błędy w dokumentacji lub ich brak mogą wydłużyć proces i skutkować odmową zawarcia kontraktu. NFZ przywiązuje szczególną wagę do zgodności dokumentacji z obowiązującymi przepisami prawa, dlatego placówki powinny szczegółowo zapoznać się z wymaganiami.

Obowiązki rozliczeniowe placówek medycznych

Po zawarciu kontraktu z NFZ placówka medyczna zobowiązana jest do regularnego i dokładnego raportowania o realizowanych świadczeniach. Rozliczenia z Funduszem odbywają się na podstawie przesyłanych do NFZ sprawozdań, w których musi znaleźć się szczegółowy wykaz wykonanych usług medycznych wraz z odpowiednimi kodami świadczeń.

Wśród podstawowych obowiązków rozliczeniowych znajdują się:

• terminowe przesyłanie sprawozdań,
• właściwa kategoryzacja i kodowanie świadczeń,
• przestrzeganie limitów określonych w umowie,
• prowadzenie dokumentacji medycznej zgodnej z przepisami.

Każda placówka musi dysponować odpowiednimi narzędziami do zarządzania tym procesem, w tym oprogramowaniem pozwalającym na generowanie i wysyłanie poprawnych raportów. Kluczowe jest również monitorowanie aktualizacji przepisów dotyczących rozliczeń oraz zasad kodowania świadczeń medycznych, które mogą się zmieniać.

Najczęstsze błędy przy rozliczaniu kontraktów z NFZ

Mimo staranności, placówki medyczne często popełniają błędy podczas rozliczania świadczeń z NFZ. Do najczęstszych problemów można zaliczyć na przykład

niewłaściwe kodowanie świadczeń. Używanie błędnych kodów może prowadzić do odrzucenia sprawozdania i konieczności jego poprawy.

Problemem może też być niezgodność sprawozdawanych świadczeń z zakresem zawartej  umowy. Świadczenia medyczne muszą być zgodne z katalogiemusług określonym w kontrakcie, a ich przekroczenie może skutkować problemami z rozliczeniem.

Mogą pojawić się też problemy lub opóźnienia w przesyłaniu raportów. NFZ wymaga terminowości, a spóźnienia mogą skutkować opóźnieniami w płatnościach lub karami.

Warto też zwrócić uwagę na właściwe prowadzenie dokumentacji medycznej. Brak pełnej dokumentacji potwierdzającej wykonanie świadczeń może prowadzić do problemów podczas kontroli NFZ.

Błędy te można zminimalizować poprzez regularne szkolenia personelu oraz wdrożenie efektywnych procedur weryfikacji dokumentacji przed jej przesłaniem.

Jak skutecznie przygotować dokumentację do rozliczenia?

Staranność w przygotowywaniu dokumentacji to sposób na przeprowadzenie prawidłowego rozliczenia kontraktu z NFZ. Placówki medyczne powinny zwracać szczególną uwagę na kilka istotnych elementów:

• Dokładność danych pacjentów i świadczeń – każda informacja dotycząca pacjenta i świadczonej mu usługi musi być zgodna z zapisami w dokumentacji medycznej,
• Poprawne kodowanie procedur – kody świadczeń muszą być zgodne z obowiązującą klasyfikacją, aby uniknąć błędów w sprawozdaniach.
• Regularne weryfikacje raportów – przed przesłaniem raportu do NFZ warto przeprowadzić wewnętrzną kontrolę dokumentów, aby upewnić się, że wszystkie dane są poprawne i kompletne,
• Aktualizacja oprogramowania – korzystanie z nowoczesnych narzędzi IT, które automatycznie monitorują zmiany w przepisach i weryfikują poprawność wprowadzanych danych, może znacząco ułatwić proces rozliczeniowy.
• Zastosowanie powyższych zasad pozwala nie tylko na sprawniejsze rozliczanie świadczeń, ale także minimalizuje ryzyko kontroli i sankcji ze strony NFZ.

Obsługa prawna kontraktów NFZ – jak może pomóc?

Proces zawierania i rozliczania kontraktów z NFZ może być skomplikowany, a placówki medyczne nie zawsze dysponują zasobami, aby samodzielnie poradzić sobie z prawnymi i administracyjnymi wyzwaniami. W takich przypadkach obsługa prawna kontraktów NFZ oferowana przez kancelarie prawne, może okazać się nieocenioną pomocą.

W ramach wsparcia prawnego kancelaria może:

• pomagać w przygotowaniu i weryfikacji dokumentów niezbędnych do zawarcia kontraktu,
• doradzać w zakresie obowiązków rozliczeniowych oraz interpretacji przepisów,
• reprezentować placówkę medyczną w przypadku kontroli NFZ,
• zajmować się negocjacjami z Funduszem w przypadku nieporozumień lub sporów.

Dzięki profesjonalnej obsłudze prawnej placówki mogą uniknąć wielu problemów związanych z błędami w dokumentacji czy niedotrzymaniem terminów, co przekłada się na większą stabilność finansową oraz pewność w rozliczeniach. Wiadomo, jak ważna jest obsługa prawna kontraktów NFZ. Warto zapoznać się z dokładnym procesem i przygotować placówkę pod każdym aspektem.