Co zawiera audyt placówki medycznej?

Funkcjonowanie w sektorze ochrony zdrowia wiąże się z ciągłą niepewnością wobec nieustannie zmieniających się przepisów prawa oraz rosnącym ryzykiem nałożenia dotkliwych kar finansowych. W obliczu tych wyzwań, badanie wewnętrznych procesów często budzi niepokój osób zarządzających placówkami medycznymi. Należy jednak wyraźnie zaznaczyć, że niezależna weryfikacja nie przyjmuje formy restrykcyjnej ingerencji państwowej, lecz tworzy bezpieczną przestrzeń do wdrożenia niezbędnych działań naprawczych. Poniższy tekst szczegółowo i krok po kroku wyjaśnia, z czym dokładnie wiąże się proces audytu i jak optymalizuje on bieżącą działalność.

Spis treści:

1. Czym różni się audyt od kontroli i jak weryfikuje on przyjęte w placówce standardy?
2. Jakie obszary obejmuje audyt działalności leczniczej?
3. W jakich etapach realizowany jest audyt placówki medycznej i jak wygląda sposób ich  dokumentowania?
4. Dlaczego audyt placówki medycznej to inwestycja w bezpieczny rozwój?

Czym różni się audyt od kontroli i jak weryfikuje on przyjęte w placówce standardy?

Badanie funkcjonowania danego podmiotu często mylone jest z urzędniczymi wizytacjami przeprowadzanymi przez Sanepid, Wojewodę, czy Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ). Główna różnica polega jednak na tym, że niezależna analiza skupia się na kompleksowej ocenie wymagań prawnych oraz wewnętrznie przyjętych procesów postępowania, nie narzucając przy tym żadnych sankcji. Główne założenia działań audytowych skupiają się bowiem na zapewnieniu bezpieczeństwa prawnego, wczesnej identyfikacji nieprawidłowości oraz przygotowaniu gruntu pod dalszą optymalizację procesów i kosztów. W przeciwieństwie do nakładającej kary kontroli urzędniczej, której zadaniem jest restrykcyjne egzekwowanie prawa, weryfikacja zewnętrzna ma charakter ściśle doradczy. Jej głównym celem pozostaje wskazanie luk systemowych oraz organizacyjnych, jak również wypracowanie rozwiązań prewencyjnych i naprawczych, co ma przede wszystkich uchronić placówkę na wypadek formalnej kontroli ze strony organów nadzoru.

Weryfikując standardy przyjęte w danej placówce medycznej, analizuje się, czy dany model zarządzania odpowiada wymogom prawa powszechnie obowiązującego lub zalecanym praktykom postępowania, dedykowanym branży medycznej. Audyt nie ma na celu sztywnej krytyki a stworzenie przestrzeni do dialogu w celu ulepszenia funkcjonowania danej placówki medycznej.

Jakie obszary obejmuje audyt działalności leczniczej?

Zakres prowadzonej analizy każdorazowo dostosowuje się do wielkości oraz specyfiki badanego podmiotu. Właściwe przeprowadzenie audytu placówki medycznej wymaga jednak jednoczesnego zbadania kilku odrębnych filarów jej działalności: 

• Dokumentacja medyczna – weryfikacji podlega: sposób prowadzenia dokumentacji medycznej pacjentów, poprawność przyjętych procedur jej udostępniania, kompletność i treść odbieranych zgód na leczenie, jak również zapewnienie przestrzegania przez placówkę  przepisów w obszarze ochrony danych osobowych oraz praw pacjenta.
• Procedury wewnętrzne – bada się aktualność i faktyczne wykorzystywanie przez personel przyjętych w placówce standardów i zasad postępowania, ich zgodność z przepisami prawnymi. 
• Infrastruktura – analizuje się, czy placówka w miejscu udzielania świadczeń uwzględniła wymagania ogólnoprzestrzenne, sanitarne oraz instalacyjne przewidziane przez przepisy dotyczące działalności leczniczej, szczególnie w kontekście potencjalnej kontroli ze strony organu rejestrowego, czy Sanepidu.
• Rozliczenia – weryfikuje się przyjęty w placówce sposób rozliczania z pacjentami, współpracującym personelem, jak również z publicznym płatnikiem, jakim jest Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ).
• Personel – w zależności od przyjętego modelu współpracy z personelem (stosunek pracy, umowy zlecenia/B2B) sprawdza się kompletność dokumentów pracowniczych, umów z personelem i niezbędnych załączników, jak również  aktualność uprawnień zawodowych; analizie podlega również  metodyka układania harmonogramów pracy personelu, w tym również w kontekście spełnienia w tym zakresie wymogów NFZ.
• Obsługa pacjenta – ocenia się przyjęty w placówce sposób postępowania z pacjentami, w szczególności w zakresie  sprawności procesu rejestracji pacjentów,  przestrzegania praw pacjentów w toku ich obsługi, sposobu komunikacji personelu z pacjentami.

Prawidłowe funkcjonowanie każdego z powyższych filarów bezpośrednio chroni majątek firmy oraz stabilizuje jej pozycję na rynku usług zdrowotnych.

Wykrycie potencjalnych zagrożeń w zaledwie jednym obszarze często ratuje całą organizację przed poważnymi konsekwencjami prawnymi lub finansowymi.

W jakich etapach realizowany jest audyt placówki medycznej i jak wygląda sposób ich dokumentowania?

Prawidłowo zorganizowany audyt placówki medycznej realizuje się poprzez kilka ustrukturyzowanych etapów. 

Faza przygotowawcza obejmuje ustalenie zakresu oraz celów planowanych działań analitycznych oraz wstępne zgromadzenie niezbędnych dokumentów, w tym m.in. regulaminu organizacyjnego podmiotu leczniczego, regulaminów i procedur wewnętrznych, polis ubezpieczeniowych. Audytowana placówka dostaje również listę pytań uwzględniających uzgodniony zakres badania. 

Następnie uruchamia się główną fazę analityczną, podczas której audytorzy przeglądają zebrane dokumenty i informacje, weryfikując przy tym poprawność sposobu funkcjonowania placówki. Niekiedy stosuje się również stacjonarne wizyty sprawdzające, co pozwala ustalić faktycznie przyjętą praktykę postępowania np. w zakresie sposobu obsługi pacjentów. 

Zwieńczeniem całego procesu jest obszerny raport końcowy, który odgrywa rolę strategicznego przewodnika. Dokument taki precyzyjnie opisuje wykryte nieprawidłowości, proponuje konkretne rekomendacje i działania naprawcze oraz ustala harmonogram wdrażania zmian uwzględniający możliwości organizacyjne badanej placówki. 

Czas trwania opisanych działań zależy od zakresu zleconego audytu, ustalonego sposobu jego realizacji, jak również od skali działalności podmiotu oraz poziomu rozbudowania jego struktury organizacyjnej.

Dlaczego audyt placówki medycznej to inwestycja w bezpieczny rozwój?

Wdrażanie działań naprawczych w oparciu o wnioski audytu to fundament dla budowania stabilnego i bezpiecznego zaplecza organizacyjnego. Co więcej,  proaktywne weryfikowanie wewnętrznych struktur pozwala także na znaczne ograniczenie potencjalnych ryzyk finansowych. 

Nie ulega wątpliwości , że rzetelne i cykliczne badanie własnych procedur i dokumentacji stanowi podstawowe narzędzie podnoszenia branżowych standardów oraz niezawodny mechanizm chroniący przed nadejściem nagłych i kosztownych kryzysów prawno-medycznych. 

Warto pamiętać, że regularny audyt pozwala nie tylko na doraźną naprawę określonych nieprawidłowości, ale przede wszystkim na budowanie poczucia bezpieczeństwa wewnątrz zespołu medycznego. Świadomość istnienia sprawdzonych procedur daje personelowi bowiem poczucie stabilizacji, co przekłada się na mniejszą rotację kadr i wyższą jakość bezpośredniej opieki nad pacjentem. 

Inwestycja w audyt to zatem nie tylko koszt operacyjny, ale strategiczny krok w stronę wysoce efektywnego zarządzania nowoczesną placówką medyczną, gotową na wyzwania przyszłości w dynamicznie zmieniającym się systemie ochrony zdrowia.