Reforma ustawy o PIP: Jak bezpiecznie zarządzać ryzykiem przy kontraktach B2B i umowach cywilnoprawnych?

Od 8 lipca 2026 r. weszła w życie reforma ustawy o PIP, która wprowadziła nowe narzędzie dla pracodawców – wniosek do Głównego Inspektora Pracy (GIP) o interpretację indywidualną w sprawie formy zatrudnienia.

W założeniu ustawodawcy ma stanowić dla pracodawców i przedsiębiorców tzw. „tarczę ochronną” względem PIP – którzy się do niej zastosują, jednak z drugiej strony w praktyce generuje asymetrię ryzyka na niekorzyść pracodawcy, przedsiębiorcy wskutek przekazania każdej wydanej interpretacji indywidualnej do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Krajowej Administracji Skarbowej i do przestrzeni publicznej (w wersji zanonimizowanej).

Jak mechanizm ten działa w praktyce?

Aby w pełni zrozumieć automatyzm i bezwzględność tego systemu, przyjrzyjmy się typowemu scenariuszowi, która może mieć miejsce w praktyce:

Firma Kowalski Sp. z o.o. chcąc zabezpieczyć się na wypadek kontroli ze strony PIP w przypadku Piotra Nowaka na kontrakcie B2B – świadczącego usługi charakterystyczne dla funkcji Menagera Operacyjnego, składa wniosek do GIP. Opisuje w nim modelową współpracę: pełną samodzielność, rozliczanie wyłącznie za efekt (faktura i raport z wykonanych usług) oraz elastyczny czas pracy. Na tej podstawie GIP wydał decyzję potwierdzającą, że to nie jest etat.

Ważna uwaga na marginesie!

W tym miejscu należy podkreślić, że interpretacja jest wiążąca tylko dla organów PIP i tylko w zakresie będzie chronić firmę, jeśli wskazane we wniosku wszystkie warunki i zasady współpracy będą w pełni zgodne z rzeczywistością. Gdy podczas późniejszej kontroli ze strony PIP okaże się jednak, że analiza logowań do systemów CRM, korespondencja e-mail, zeznania świadków prowadzą jednak do odmiennych wniosków, że Piotr Nowak – bohater niniejszego artykułu – w rzeczywistości podlegał stałemu kierownictwu dyrektora operacyjnego, miał on wyznaczone dyżury, a zgoda na substytuta miała charakter wyłącznie blankietowy, to wtedy taka ochrona przestaje obowiązywać. Ochrona interpretacji indywidualnej działa tylko, gdy praktyka jest identyczna z opisem we wniosku.

Na pierwszy rzut oka, mogłoby się wydawać, że firma Kowalski Sp. z o.o. zyskuje spokój, że wszystko jest zgodne z prawem i nie poniesie żadnych kar z tego tytułu. W praktyce jednak diabeł tkwi w szczegółach, które w ostateczności mogą obrócić się przeciwko firmie Kowalski Sp. z o.o. występującej z tym konkretnym wnioskiem.  

Klucz do zrozumienia ryzyka tkwi w art. 14b ust. 18 ustawy o PIP, który wskazuje, że interpretacja indywidualna (niezależnie od jej wyniku) jest niezwłocznie i automatycznie przekazywana do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, Krajowej Administracji Skarbowej i do publikacji w Biuletynie Informacji Publicznej (na podstawie art. 14b ust. 15 ustawy o PIP) po zanonimizowaniu danych identyfikujących firmę.

Tym samym, na tej podstawie odpis interpretacji indywidualnej dla Piotra Nowaka wraz z pełnymi danymi identyfikacyjnymi stron umowy, gotowym opisem relacji kontraktowych, modelem wynagradzania i sposobu wykonywania pracy trafił do ZUS.

Organ rentowy – mający prawo do podjęcia autonomicznej decyzji w zakresie tej samej współpracy stron uznał na podstawie przekazanego materiału, że istnieje zasadność przeprowadzenia kontroli. W konsekwencji po jej przeprowadzeniu uznał, że skoro istnieje między stronami długoletnia współpraca i 100% przychodów z JDG Piotr Nowak uzyskuje z tej współpracy – to na tym gruncie istnieje podstawa do podjęcia decyzji o obowiązku Piotra Nowaka co do podlegania ubezpieczeniom społecznym. Tym samym ZUS nabył prawo do ubiegania się o zaległości składkowe od firmy Kowalski Sp. z o.o. jako płatnika składek za okres 5 lat wstecz i na tej podstawie firma będzie zmuszona do dokonania korekt deklaracji ZUS oraz deklaracji podatkowych do KAS.

Czy istnieją w ogóle sytuacje, w których firmy mogą rozważyć wystąpienie z wnioskiem o wydanie interpretacji indywidualnej?

W przypadku modelu współpracy, który będzie przez firmę dopiero wdrażany w przyszłości, tj. w momencie zdarzenia przyszłego – przed rozpoczęciem planowanej współpracy z osobami na podstawie umowy zlecenia, B2B, kiedy firma chce zyskać pewność co do przyjętego modelu współpracy.

Jak się przed tym uchronić?

Kluczowe znaczenie ma zachowanie porządku organizacyjnego i dokumentacyjnego, a także zapewnienie W pierwszej kolejności warto przeprowadzić w swojej firmie wewnętrzny/zewnętrzny audyt zatrudnienia. Dopiero po jego prawidłowym przeprowadzeniu – jak w praktyce sytuacja faktyczna w zakresie współpracy stron zostanie uporządkowana i udokumentowana (czyli wtedy, gdy rzeczywisty sposób wykonywania współpracy wskazuje jednoznacznie na brak znamion stosunku pracy), wtedy też istnieją dopiero podstawy do rozważenia wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej.

Co istotne, nigdy na odwrót, czyli aby wniosek o interpretację nie poprzedzał przeprowadzonego audytu! Działanie w odwrotnej kolejności to otwarcie drzwi do kontroli ZUS i KAS przy braku pewności co do własnych procedur.

Jednak w każdym przypadku należy zadać sobie pytanie w pierwszej kolejności: czy rzeczywiście interpretacja indywidualna jest firmie potrzebna?

Podsumowanie

Przejście przez ten proces weryfikacji współpracy między kontrahentami – aby nie narazić się na kontrolę ze strony PIP i ewentualnej późniejszej decyzji o przekwalifikowaniu na stosunek pracy – wymaga wszechstronnej i obiektywnej oceny ryzyka i analizy celowości wystąpienia o interpretację – z pomocą na odpowiedź na powyższe pytanie, czy naprawdę jest ona konieczna w konkretnym stanie faktycznym. 

Trzeba pamiętać, że nawet doskonale napisana umowa zlecenia, umowa B2B nie uchroni przed ryzykiem kwalifikacji, w przypadku, gdy codzienna praktyka zarządzania jest zupełnie odmienna.

Nasza Kancelaria oferuje kompleksowe wsparcie w tym zakresie. Przeprowadzimy dla Państwa dedykowany audyt prawno-operacyjny struktur zatrudnienia, który pozwoli:

• zidentyfikować ukryte ryzyka rekwalifikacji kontraktów w codziennej komunikacji i procesach HR,
• bezpiecznie przemodelować i udokumentować współpracę z kontrahentami B2B oraz zleceniobiorcami.

Nie pozwól, aby nowe narzędzie obróciło się przeciwko Twojej firmie. Zapraszamy do kontaktu z zespołem prawa pracy naszej Kancelarii w celu umówienia wstępnych konsultacji audytowych.

Autorzy

Łukasz Gontarek