Kontrola NFZ w aptece – jak się przygotować?

Kontrola przeprowadzana przez Narodowy Fundusz Zdrowia (NFZ) to dla każdej apteki ważny moment, który wiąże się z oceną realizacji recept refundowanych oraz przestrzegania warunków umowy z Funduszem. Choć może budzić obawy, odpowiednie przygotowanie i świadomość obowiązujących procedur pozwalają na sprawne przeprowadzenie całego procesu.

Obowiązki i uprawnienia NFZ podczas kontroli – przykłady

Obowiązki kontrolerów NFZ:

• Doręczenie zawiadomienia o kontroli planowej lub doraźnej (z wyjątkiem kontroli bez uprzedniego zawiadomienia).
• Okazanie legitymacji służbowej i upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.
• Przeprowadzenie czynności kontrolnych w godzinach pracy apteki (chyba, że zachodzi szczególny przypadek – np. zagrożenie życia lub zdrowia).

Uprawnienia kontrolerów NFZ:

• Żądanie dokumentów, w tym dokumentacji medycznej, wyjaśnień i zestawień.
• Oględziny obiektów oraz zabezpieczanie dokumentów i nośników informacji.
• Prawo do rozszerzenia zakresu kontroli.

Obowiązki i uprawnienia apteki w toku kontroli – przykłady

Obowiązki apteki:

• Terminowe udostępnianie wszystkich żądanych dokumentów, danych i wyjaśnień.
• Zapewnienie odpowiednich warunków do przeprowadzenia kontroli (pomieszczenie, sprzęt biurowy).
• Umożliwienie dokonania oględzin.

Uprawnienia apteki:

• Prawo do zgłoszenia zastrzeżeń do wystąpienia pokontrolnego.
• Prawo do obecności podczas oględzin oraz do składania wyjaśnień.
• Możliwość wniesienia sprzeciwu wobec nieprawidłowego przebiegu kontroli (np. przekroczenia czasu kontroli).

Zakres kontroli – co sprawdza NFZ?

NFZ kontroluje trzy główne obszary działalności apteki:

• realizacja uprawnień i wykonywania obowiązków przez farmaceutów;
• realizacja umowy na wydawanie refundowanego leku, środka spożywczego specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobu medycznego na receptę;
• realizacja umowy o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej w zakresie.

Najważniejsze elementy podlegające kontroli

Wśród wielu szczegółów, na które zwraca uwagę NFZ, szczególnie istotne są:

• realizacja umowy zgodnie z udzielonym zezwoleniem na prowadzenie apteki;
• zasady wystawiania recept refundowanych przez farmaceutów;
• uprawnienia farmaceutów (PWZ, kwalifikacje do szczepień);
• poprawność realizacji i rozliczania recept refundowanych (w tym wymagany podpis, pieczątka osoby realizującej);
• gromadzenie i przekazywanie danych do NFZ (DRR, zestawienia);
• dostępność leków refundowanych, prawidłowe informowanie pacjenta o zamiennikach;
• archiwizacja recept i dokumentów aptecznych;
• zamieszczanie w widocznym i łatwo dostępnym miejscu informacji o zawarciu umowy z NFZ na realizację recept oraz informacji o zamiennikach;
• ewidencja osób zatrudnionych w aptece oraz informowanie o zmianach w ewidencji;
• poprawność zakupu, jak i poprawność ustalania mnożników przy konkretnych preparatach do receptury;
• wyposażenie w sprzęt apteczny niezbędny przy wykonywaniu leków recepturowych oraz jakość leków recepturowych (pochodzenie surowców, wycena, czas wykonania).
• dokumenty potwierdzające legalny zakup leków objętych refundacją i surowców farmaceutycznych;
• wydawanie zamienników oraz prawidłowe informowanie pacjentów;
• ilość leku wydanego stosownie do ordynacji lekarskiej, liczba i wartość wydanych opakowań leku; data realizacji „od dnia”.

Kto reprezentuje aptekę podczas kontroli?

Zgodnie z przepisami, aptekę reprezentuje kierownik apteki, ewentualnie wyznaczony zastępca kierownika (farmaceuta), o czym należy poinformować również NFZ. Jeśli zastępstwo jest dłuższe niż 30 dni zawiadomienie takie powinno być przekazane zarówno do WIF-u, jak i Okręgowej Izby Aptekarskiej. Każdorazowo należy jednak zawiadomić OW NFZ o wyznaczeniu zastępcy kierownika.

Wystąpienie pokontrolne i możliwe działania po kontroli

Po zakończeniu kontroli NFZ sporządza wystąpienie pokontrolne, które zawiera:

• ustalenia i opis stanu faktycznego oraz stwierdzone nieprawidłowości,
• oceny cząstkowe oraz ocenę ogólną,
• zalecenia pokontrolne,
• ewentualne sankcje finansowe,
• informacje o wystąpieniu o nałożenie innych przewidzianych prawem sankcji,
• pouczenie o możliwości złożenia zastrzeżeń.

Kierownik apteki może wnieść zastrzeżenia w ciągu 14 dni.

Kierownik apteki ma obowiązek, w terminie 14 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, a w przypadku wniesienia zastrzeżeń, od dnia otrzymania stanowiska o oddaleniu zastrzeżeń w całości lub zmienionego wystąpienia pokontrolnego, poinformować Prezesa NFZ o sposobie wykonania zaleceń pokontrolnych oraz o podjętych działaniach lub przyczynach niepodjęcia tych działań.

Sprzeciw w toku kontroli – ważne prawo kierownika apteki

Kierownik apteki ma prawo wnieść sprzeciw, jeśli kontrola odbywa się z naruszeniem przepisów prawa, np. przekracza dopuszczalny czas trwania lub obejmuje obszar już uprzednio kontrolowany.

Sprzeciw:

• wnosi się w ciągu 2 dni roboczych od rozpoczęcia kontroli lub zaistnienia naruszenia,
• nie wstrzymuje czynności kontrolnych,
• musi być rozpatrzony w ciągu 2 dni roboczych,
• brak odpowiedzi w terminie oznacza odstąpienie od czynności kontrolnych.

Podsumowanie – przygotuj się z nami

Kontrola NFZ wymaga skrupulatności, znajomości przepisów i dobrej organizacji. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja apteka jest właściwie przygotowana – skorzystaj z kompleksowego opracowania dostępnego w naszym sklepiku.

Produkt w sklepie – Poradnik – Chcecklista – Kontrola NFZ w aptece

Znajdziesz tam praktyczną checklistę, która krok po kroku przeprowadzi Cię przez wszystkie wymagania i pozwoli zminimalizować ryzyko uchybień oraz ewentualnych sankcji.

W razie potrzeby konsultacji lub uzyskania wsparcia w tym temacie, zapraszamy do kontaktu!  

Autorzy

Anna Olszewska